Datenschutzerklärung

Vow&Kin ist der Online-Dienst unter vowandkin.com für digitale Hochzeitseinladungen, Save-the-Date-Seiten, RSVP und Gästeplanung. Verantwortlich für die in dieser Erklärung beschriebene Verarbeitung ist:

Für alle Fragen zu euren personenbezogenen Daten schreibt uns an hello@vowandkin.com. [Ob ein Datenschutzbeauftragter benannt werden muss, wird noch geprüft.]

Für die Daten, über die wir selbst entscheiden, ist Vow&Kin Verantwortlicher: euer Konto, Zahlungen und Belege, unsere Website, Supportanfragen, Sicherheitsprotokolle und, mit eurer Einwilligung, Statistik und Werbemessung.

Bei Gästelisten und RSVP-Antworten ist es anders. Das Brautpaar entscheidet, wen es einlädt, welche Programmpunkte jeder Haushalt sieht und welche Fragen gestellt werden. Für diese Daten handelt Vow&Kin im Auftrag des Brautpaars als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO): Wir speichern sie, zeigen sie dem richtigen Haushalt, versenden Einladungen oder Erinnerungen, wenn das Brautpaar es veranlasst, und nutzen sie nicht für eigene Zwecke. Ein Paar, das seine eigene private Hochzeit organisiert, fällt in der Regel unter die Ausnahme der DSGVO für persönliche oder familiäre Tätigkeiten; wir wenden trotzdem dieselben Schutzmaßnahmen an. [Bedingungen zur Auftragsverarbeitung für Brautpaare werden in die AGB aufgenommen.]

Wenn ihr Gäste seid, wendet euch mit Fragen zu eurer Einladung oder euren Antworten bitte zuerst an das Brautpaar. Ihr könnt uns aber auch schreiben; wir helfen dem Paar bei der Antwort. Einige gästebezogene Daten verantworten wir selbst: Zustell- und Bounce-Daten der E-Mails, die wir versenden, Sicherheitsprotokolle und eure Auswahl im Cookie-Banner.

Kontodaten: eure E-Mail-Adresse, der gewählte Anzeigename, Sprache und Zeitzone, ein optionales Profilbild, Anmeldelinks und -codes, die Hochzeiten, zu denen ihr gehört, und eure Rolle dort sowie eure Entscheidung zu Produkt-E-Mails.

Inhalte von Hochzeit und Einladung: Namen des Paares, Termine, Orte, Programmpunkte, Ablauf, eure Geschichte, Hinweise zu Anreise und Unterkunft, Fotos, Videos, hochgeladene Musik, Texte zu Geschenken und Wunschlisten, der Zahlungslink eines Geschenkfonds, Sitzpläne, Budget, Aufgaben und Notizen zu Dienstleistern. Fotos und Videos liegen in einem privaten Speicher und werden über kurzlebige signierte Links angezeigt.

Gästedaten, die das Brautpaar eingibt: Namen, Haushalte, E-Mail-Adressen und Telefonnummern, bevorzugte Sprache, ob ein Gast erwachsen oder ein Kind ist, Begleitpersonen, die Programmpunkte, zu denen ein Haushalt eingeladen ist, Schlagwörter, Sitzplätze und private Notizen. Paare können diese Daten eintippen oder aus einer CSV-Datei importieren.

RSVP-Antworten der Gäste: Zu- oder Absage je Programmpunkt, Menüwahl, Antworten auf die Fragen des Paares, eine Kontakt-E-Mail, eine Nachricht an das Paar und, wenn das Paar einen Geschenkfonds nutzt, Beiträge, die ein Gast selbst meldet (Name, Betrag und Nachricht). Vow&Kin erhält oder verwahrt nie Geschenkgeld.

Angaben zu Ernährung und Barrierefreiheit verdienen besondere Sorgfalt. Eine Antwort wie eine Allergie, eine medizinisch bedingte Kost, eine religiöse Speisevorschrift oder der Bedarf an einem stufenlosen Zugang kann Rückschlüsse auf Gesundheit oder Weltanschauung zulassen. Diese Fragen erscheinen nur, wenn das Paar sie hinzufügt, die Antwort ist freiwillig, und sie wird nur genutzt, damit das Paar sowie Catering und Location den Tag planen können. Sie ist für das Paar und die von ihm eingeladenen Mitwirkenden sichtbar, kann in der Küchenübersicht und in Exporten des Paares erscheinen und wird nie für Statistik oder Werbung verwendet. [Der Hinweistext, den Gäste vor diesen Fragen sehen, wird noch geprüft.]

Zahlungen: gekauftes Paket, Preis, Währung und Steuer, Rechnungs-E-Mail, Zahlungs- und Sitzungsreferenzen von Stripe, Erstattungen sowie der Nachweis eures Verlangens zum Widerrufsrecht, das ihr beim Bezahlen bestätigt (Textversion, Zeitpunkt und Sprache). Kartendaten gehen direkt an Stripe; vollständige Kartennummern sehen wir nie.

Nachrichten: Für jede E-Mail, die wir für ein Paar versenden, die Empfängeradresse, Anrede, Nachrichtentext und den privaten Einladungslink sowie Zustellereignisse wie zugestellt, unzustellbar oder als Spam markiert. Öffnungs- und Klick-Tracking sind abgeschaltet. Wo SMS-Versand freigeschaltet ist: Telefonnummer, Nachricht, Zustellstatus, STOP- und START-Antworten sowie die Bestätigung des Paares, dass die Gäste mit SMS einverstanden sind.

Technische und Sicherheitsdaten: IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, aufgerufene Seiten und Fehlerberichte, die unser Hosting-Anbieter und unsere Server verarbeiten, um die Website auszuliefern, Missbrauch zu verhindern und Fehler zu beheben, sowie Protokolle sicherheitsrelevanter Vorgänge wie RSVP-Abgaben.

Support: was ihr uns per E-Mail oder über das Kontaktformular im Impressum schreibt (eure E-Mail-Adresse, der freiwillige Name und eure Nachricht), und unsere Antworten. Nachrichten aus dem Kontaktformular werden über Resend an unser Postfach zugestellt und nicht in der Datenbank der Website gespeichert.

Statistik- und Werbedaten erheben wir im EWR, im Vereinigten Königreich und in der Schweiz nur mit Einwilligung; sie sind unten im Abschnitt zu Cookies beschrieben.

Für ein Konto braucht ihr eine E-Mail-Adresse, für den Kauf eines Pakets Zahlungsdaten. Alles, was ein Gast im RSVP gefragt wird, ist freiwillig. Ausschließlich automatisierte Entscheidungen über euch treffen wir nicht.

Wir setzen spezialisierte Dienstleister ein. Sie dürfen personenbezogene Daten nur nach unserer Weisung und auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags verarbeiten, sofern die Tabelle nicht angibt, dass sie eigenständig verantwortlich sind.

Wenn ihr in Marketing eingewilligt habt und die serverseitige Conversion-Übermittlung eingeschaltet ist, kann unser Server eine Registrierung, einen Kauf oder eine Erstattung zusätzlich an Google, Meta oder Pinterest melden. Diese Meldung enthält eine Ereignis-ID, das Paket, Betrag und Währung, die Klick-ID der Anzeige aus eurem Besuch und, bei Meta und Pinterest, eure E-Mail-Adresse in gehashter Form (SHA-256). Sie enthält nie Gästedaten, Einladungsinhalte, RSVP-Antworten oder private Links. Widerruft ihr die Einwilligung in Marketing, löschen wir gespeicherte Klick-IDs und brechen wartende Meldungen ab.

Für die Erhebung und Übermittlung von Daten über das Meta-Pixel sind wir und Meta Platforms Ireland Limited gemeinsam Verantwortliche nach Art. 26 DSGVO; es gilt Metas Controller Addendum, und für die anschließende Verarbeitung ist Meta verantwortlich. [Die Angaben zur gemeinsamen Verantwortlichkeit für Meta, Google und Pinterest werden noch geprüft.]

KI-Assistenten: Ihr könnt geprüfte Anweisungen in einen Assistenten eurer Wahl kopieren und dessen Antwort importieren; dabei sendet Vow&Kin nichts an den Assistenten. Sind Direktverbindungen eingeschaltet und verbindet ihr einen Assistenten wie ChatGPT, Claude oder Gemini, kann er euren Einladungstext, Hochzeitstitel und Sprachen sowie eine RSVP-Gesamtzahl lesen und private Entwürfe speichern. Gästenamen, Kontaktdaten, RSVP-Antworten oder Einladungslinks erhält er nie. Der Anbieter des Assistenten verarbeitet diese Daten nach seinen eigenen Bedingungen; ihr könnt die Verbindung jederzeit in den Kontoeinstellungen trennen.

Soweit nötig geben wir Daten außerdem an unsere Steuerberatung und Rechtsberatung weiter, an Mitwirkende und Concierge-Teammitglieder, die ein Paar zu seiner Hochzeit einlädt, und an Behörden, wenn das Gesetz es verlangt. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten.

Einige der oben genannten Anbieter sitzen in den USA oder können von dort auf Daten zugreifen. Ist ein Anbieter nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, gilt der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023. Andernfalls stützen wir die Übermittlung auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) mit zusätzlichen Maßnahmen wie Verschlüsselung bei der Übertragung. Eine Kopie der Garantien erhaltet ihr auf Anfrage. [Zertifizierung und Übermittlungsgrundlage jedes Anbieters werden noch bestätigt.]

Wir verwenden Cookies, Browserspeicher und ähnliche Technologien. Ohne eure Auswahl laufen nur die technisch notwendigen. Beim ersten Besuch könnt ihr im Banner wählen: Nur notwendige, Statistik erlauben oder Alle erlauben.

Vor eurer Auswahl kann auf unseren öffentlichen Seiten das Tag von Google im Google Consent Mode laden, wobei alle Einwilligungssignale auf „abgelehnt“ stehen. Es sendet dann cookielose Messsignale an Google: Es setzt und liest keine Cookies und speichert keine Werbekennungen; die Signale enthalten technische Angaben wie Seite, Zeitpunkt und Browser, die Google zusammen mit eurer IP-Adresse erhält. Google nutzt sie, um Conversions zusammengefasst zu modellieren. Meta und Pinterest laden nie, bevor ihr Marketing erlaubt. Nach eurer Auswahl folgt das Tag dieser Auswahl; bei „Nur notwendige“ bleibt es in diesem cookielosen Zustand.

Für Besucher außerhalb des EWR, des Vereinigten Königreichs und der Schweiz sind Statistik und Werbemessung standardmäßig eingeschaltet, mit einem Hinweis und jederzeitiger Abschaltmöglichkeit über „Datenschutz-Einstellungen“; ein Global-Privacy-Control-Signal des Browsers behandeln wir als Widerspruch gegen die Werbemessung.

Ebenfalls notwendig: Damit wir Preise in eurer Währung anzeigen, setzen wir das eigene Cookie vk_currency für 30 Tage. Es enthält nur einen Währungscode (EUR, GBP oder USD), abgeleitet aus dem Land, das Cloudflare für eure Verbindung meldet, oder von euch auf der Preisseite gewählt; es enthält keine Kennung und dient weder der Statistik noch der Werbung.

Unser eigenes Team setzt auf seinen eigenen Geräten das Cookie vk_internal, damit seine Besuche aus unseren Statistiken herausfallen und nie an Werbeplattformen gehen. Für Besucher wird es nie gesetzt.

Dienste von Drittanbietern laden nur auf unseren öffentlichen Seiten und auf der Bestätigungsseite nach dem Bezahlen, nie auf privaten Einladungen, Save-the-Date-Seiten, Demo-Einladungen, Vorschauen oder im Hochzeitsbereich. Seid ihr angemeldet und erlaubt Statistik, verknüpft PostHog Ereignisse mit eurer internen Konto-ID (einem zufälligen Code, nie Name oder E-Mail). Ereignisse enthalten nie Gästedaten, Einladungstexte, RSVP-Antworten oder Einladungslinks. Die Speicherdauer der Drittanbieter-Cookies legen die Anbieter fest; sie kann sich ändern.

Ihr könnt eure Auswahl jederzeit über „Datenschutz-Einstellungen“ im Footer jeder Seite ändern; der Link öffnet das Banner erneut. Löscht ihr in den Browsereinstellungen die Cookies und gespeicherten Daten dieser Website, erscheint das Banner beim nächsten Besuch ebenfalls wieder. Widerruft ihr die Einwilligung in Marketing, löschen wir gespeicherte Klick-IDs und brechen wartende Conversion-Meldungen ab.

Damit wir wissen, welche unserer eigenen Kampagnen Besuche, Registrierungen und Bestellungen bringen, speichern wir wenige Kampagnenangaben ohne Cookies oder Browserspeicher, unabhängig von eurer Auswahl im Cookie-Banner.

• Einstiegszählung: Wird eine Seite unserer Website geladen, erhöht unser Server einen täglichen Zähler für diese Seite, die Kampagnenparameter im Link (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_term, utm_content) und das Land, das unser Hosting-Anbieter Cloudflare für die Verbindung meldet. Der Zähler speichert keine IP-Adresse, keine Browserangaben, kein Cookie, keine Klick-ID einer Anzeige und keine Uhrzeit und kann euch daher nicht zugeordnet werden.
• Herkunft der Registrierung: Während ihr surft, hält die Seite die Kampagnenparameter des Links, über den ihr gekommen seid, den Namen der verweisenden Website (nicht die vollständige Adresse), die Einstiegsseite und die Art des Werbeklicks (zum Beispiel „Klick auf eine Google-Anzeige“, nie die Klick-ID selbst) nur im Arbeitsspeicher. Auf eurem Gerät wird nichts gespeichert; schließt oder ladet ihr den Tab neu, sind die Angaben weg. Legt ihr ein Konto an oder startet einen Bezahlvorgang, werden diese Angaben mit dieser Anfrage gesendet und zusammen mit dem von Cloudflare gemeldeten Land bei eurem Konto gespeichert. Wir nutzen sie nur innerhalb von Vow&Kin für zusammengefasste Auswertungen, welche Kampagnen zu Registrierungen, Einladungen und Käufen führen, und geben sie nie an Google, Meta, Pinterest oder andere Werbeplattformen weiter.

Klick-IDs von Anzeigen (etwa gclid, fbclid oder epik) und jede Meldung an Werbeplattformen setzen weiterhin eure Einwilligung in Marketing voraus, wie im Abschnitt zu Cookies beschrieben.

Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse, die Wirksamkeit unserer eigenen Werbung zusammengefasst zu messen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Da hierfür nichts auf eurem Gerät gespeichert oder von dort ausgelesen wird, gilt die Einwilligungsregel für den Gerätezugriff (Art. 5 Abs. 3 ePrivacy-Richtlinie, § 25 TDDDG) dafür nicht. Ihr könnt jederzeit widersprechen, indem ihr uns schreibt; wir entfernen dann die Herkunftsangabe aus eurem Konto. Die Herkunft der Registrierung bewahren wir auf, solange euer Konto besteht; die Einstiegszähler enthalten keine personenbezogenen Daten. [Diese Einschätzung wird in der rechtlichen Prüfung bestätigt.]

Nach der DSGVO habt ihr das Recht,

• Auskunft darüber zu erhalten, ob wir Daten über euch verarbeiten, und eine Kopie zu bekommen (Art. 15)
• unrichtige Daten berichtigen zu lassen (Art. 16)
• Daten löschen zu lassen (Art. 17)
• die Verarbeitung einschränken zu lassen (Art. 18)
• Daten, die ihr uns gegeben habt, in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu erhalten (Art. 20). Paare können Gästeantworten jederzeit als CSV exportieren
• aus Gründen, die sich aus eurer besonderen Situation ergeben, einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen zu widersprechen und der Direktwerbung jederzeit zu widersprechen (Art. 21)
• eine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3); die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt

Schreibt uns dazu an hello@vowandkin.com. Wir antworten innerhalb eines Monats und bitten euch eventuell, eure Identität zu bestätigen. Fragen von Gästen zu Daten, die ein Paar eingegeben hat, leiten wir an das Paar weiter und helfen ihm bei der Antwort.

Ihr könnt euch bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Unsere federführende Behörde ist die bulgarische Kommission für den Schutz personenbezogener Daten (Комисия за защита на личните данни), бул. „Проф. Цветан Лазаров“ 2 (2 Prof. Tsvetan Lazarov Blvd.), 1592 Sofia, Bulgarien, www.cpdp.bg. Ihr könnt euch auch an die Behörde in dem EU-Land wenden, in dem ihr wohnt oder arbeitet oder in dem der mutmaßliche Verstoß stattfand, in Deutschland etwa an die Datenschutzbehörde eures Bundeslandes. Der Europäische Datenschutzausschuss führt eine Liste aller Behörden.

Wir schützen Daten durch Verschlüsselung bei der Übertragung, Zugriffskontrollen für jede Datenbanktabelle, einen privaten Speicher für Fotos und Videos, ablaufende signierte Links und Einladungslinks, die nur als Einweg-Fingerabdruck gespeichert sind. Kein Online-Dienst ist vollkommen sicher; schützt deshalb bitte das E-Mail-Konto, mit dem ihr euch anmeldet, und sagt uns sofort Bescheid, wenn ihr einen Missbrauch vermutet.

Konten sind für Erwachsene gedacht, die eine Hochzeit planen. Paare können eingeladene Kinder in die Gästeliste aufnehmen; tragt bitte nur das Nötige ein, etwa den Namen und ob es sich für das Catering um ein Kind handelt. Wir lassen wissentlich keine Kinder Konten anlegen.

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Das Datum oben zeigt die aktuelle Fassung. Betrifft eine Änderung die Nutzung eurer Daten wesentlich, informieren wir Kontoinhaber vorab per E-Mail.